Kollaboration mit KI: Was es braucht, um gemeinsam zu arbeiten

Zurzeit mangelt es nicht an Meinungen über künstliche Intelligenz. Je nachdem, wen man fragt, ist KI entweder die Zukunft der Produktivität oder das Ende menschlicher Relevanz. Doch abseits des Lärms wird eines immer deutlicher: KI wird ein Teil unserer Arbeitswelt sein.

Die eigentliche Frage lautet: Wie?

Wird KI leise im Hintergrund laufen? Wird sie Aufgaben übernehmen? Wird sie Menschen ersetzen? Das sind die falschen Ausgangspunkte. Vor allem für Unternehmen in komplexen, regulierten Branchen ist eine andere Perspektive hilfreicher: Was braucht es, um mit KI zu arbeiten und nicht nur neben ihr?

Bei Collaboration Now beschäftigen wir uns mit der Frage, wie Unternehmen miteinander arbeiten. Wie bei jeder neuen Teamkolleg:in bringt KI nur dann echten Mehrwert, wenn sie durchdacht eingebunden wird. Dafür braucht es Struktur, Klarheit und Verantwortung.

KI ist keine Magie, sondern Zusammenarbeit.

Die meisten KI-Systeme sind auf strukturierte Eingaben angewiesen. Sie benötigen zugängliche Inhalte und klar definierte Aufgaben. Ohne diese Grundlage kann selbst ein ausgeklügeltes Modell wenig leisten. Genau hier liegt in vielen Organisationen das Problem.

Informationen sind über PDFs, E-Mails, alte Systeme und Silos verteilt. Rollen sind oft unklar. Prozesse existieren, aber ihre Einhaltung ist manuell und uneinheitlich. In solchen Umgebungen ist keine Form der Automatisierung produktiv. Und echte Zusammenarbeit schon gar nicht.

Wer KI als Teil echter Arbeit verstehen will, muss sie nicht als Zaubertrick behandeln. Sie ersetzt keine Menschen. Sie kann nur dann mitarbeiten, wenn die Umgebung klar strukturiert ist.

Struktur ist Voraussetzung, nicht Luxus.

KI reagiert besonders empfindlich auf Unklarheit. Während Menschen oft erahnen, was gemeint ist, können Lücken schließen oder Fragen stellen, braucht KI eindeutige Vorgaben. Sie muss wissen, mit welchen Daten sie arbeitet, welche Aufgabe sie übernehmen soll und auf was sie zugreifen darf.

Das bedeutet: Bevor KI zur Unterstützung wird, muss das Fundament stimmen.

• Es braucht Systeme, die strukturierte und zugängliche Daten produzieren und verwalten.
• Es braucht klare Verantwortlichkeiten für jede Phase eines Prozesses, sowohl für Menschen als auch für Maschinen.
• Es braucht eingebaute Mechanismen zur Einhaltung von Vorschriften wie Datenschutz und Auditierung.

Das sind keine kleinen Aufgaben. Aber es sind dieselben Herausforderungen, die auch bei der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen gelöst werden müssen. In vielerlei Hinsicht ist KI wie ein externer Partner: Sie braucht Standards, klare Abläufe und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten.

Von Assistenz zu echter Zusammenarbeit.

In Branchen wie Immobilien oder Finanzdienstleistungen zeigt KI bereits Potenzial bei klar abgegrenzten Aufgaben. Sie fasst Dokumente zusammen, extrahiert Schlüsselbegriffe oder erstellt erste Entwürfe. Doch diese Funktionen sind oft isoliert und nicht tief in den tatsächlichen Ablauf integriert.

Damit aus Unterstützung echte Integration wird, muss KI Teil des Arbeitsprozesses sein. Das bedeutet nicht, dass sie eigenständig entscheidet oder Menschen ersetzt. Es bedeutet, dass das System so gestaltet ist, dass KI:

• klar definierte Teilaufgaben übernimmt
• auf relevante Daten zugreifen kann
• Ergebnisse so liefert, dass sie überprüfbar und nachvollziehbar sind
• wie jede menschliche Beteiligung beobachtet und bewertet werden kann

Das macht ein System nicht perfekt. Aber es macht es nutzbar. Und es ermöglicht, Prozesse zu skalieren, ohne die Transparenz zu verlieren oder mehr Personal zu benötigen.

Die Verantwortung bleibt beim Menschen.

Eine unbequeme Wahrheit über KI ist, dass sie oft sehr selbstbewusst Ergebnisse liefert, aber keine Verantwortung übernimmt. Das ist problematisch, besonders in regulierten Bereichen, in denen die Verantwortung nicht an ein System abgegeben werden darf.

Deshalb darf KI nicht als Entscheidungsträger eingesetzt werden. Sie kann unterstützen, vorschlagen oder zusammenfassen. Doch die letzte Verantwortung muss immer bei einem Menschen liegen. Nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern weil Vertrauen und Urteilsvermögen in der realen Welt weiterhin entscheidend sind.

Wenn Systeme dies berücksichtigen und die Rolle von KI klar begrenzt ist, kann aus Automatisierung echte Zusammenarbeit werden.

Wer für KI designt, schafft Klarheit.

Wer ein unübersichtliches System mit KI erweitert, macht es nicht intelligenter, sondern nur schneller chaotisch. Die eigentliche Chance liegt darin, KI als Anlass zu nutzen, um Ordnung zu schaffen. Dazu gehört, Daten, Rollen, Zugriffsrechte und Prozesse klar zu definieren. Davon profitiert jede Organisation, auch ohne KI.

Wenn wir Systeme gestalten, die auf Zusammenarbeit ausgelegt sind, mit Menschen ebenso wie mit Maschinen, entstehen robuste, skalierbare und regelkonforme Abläufe. Wir reduzieren Reibung, ermöglichen saubere Übergaben und machen Arbeit transparenter.

Deshalb interessiert uns nicht, ob KI Menschen ersetzt. Uns interessiert, was es braucht, um gut zusammenzuarbeiten.

KI muss niemanden ersetzen. Sie fordert uns jedoch dazu auf, besser zusammenzuarbeiten, mit ihr und miteinander.

Geschrieben von Michael Wiedemann, Mitgründer von Gridwork und Brixel. Wenn du in diesem Bereich etwas aufbaust, kontaktiere uns. Kollaboration ist kein Nice-to-have mehr, sondern der entscheidende Vorteil.