Die falsche Frage ist teurer als die falsche Software.

Niemand will ein neues CRM

Niemand wacht auf und denkt: „Ich hoffe, ich kann dieses Jahr auf ein neues CRM wechseln." Niemand will ein weiteres Login, eine weitere Implementierung oder ein halbes Jahr Einführungsphase.

Was die Leute wollen, ist ganz einfach: weniger Fehler, schnellere Antworten, zufriedenere Kund:innen, weniger repetitive Arbeit und etwas mehr Zeit am Ende des Tages.

Unternehmen investieren aus demselben Grund in Software, aus dem sie neue Mitarbeitende einstellen oder Prozesse überarbeiten: Sie wollen die Arbeit einfacher machen. Das CRM, das ERP, die Plattform – das sind Mittel zum Zweck, nicht das Ziel selbst.

Stell dir ein Vertriebsteam vor, das nach jedem Kundengespräch zwanzig Minuten damit verliert, Daten von einem System ins andere zu kopieren. Eine Lösung wäre, das CRM zu ersetzen. Eine andere könnte darin bestehen, die bestehenden Systeme miteinander zu verknüpfen. Oder vielleicht sollte dieser doppelte Schritt gar nicht erst nötig sein. Die richtige technologische Entscheidung wird erst dann klar, wenn man die Arbeit versteht.

Wenn du in der Immobilienbranche arbeitest, musst du dir das nicht vorstellen. Du erfasst dieselben Angaben für Newhome, Homegate, die eigene Website und später nochmals für das Exposé. Vier Versionen derselben Wohnung.
Es ist die Suche nach den Finanzierungsunterlagen einer Käuferin in einem E-Mail-Verlauf, weil niemand einen gemeinsamen Überblick hat, was bereits verschickt wurde.
Es ist das dritte Mal, dass du die amtlichen Angaben erfasst, weil CRM, Bewertungstool und Vertragsvorlage isoliert voneinander funktionieren.

Das Problem ist: Software ist greifbar. Arbeit ist es nicht.
Man kann Funktionen vergleichen. Man kann Demos anfragen. Man kann Lizenzkosten berechnen.
Aber zu verstehen, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, ist langsamer, unübersichtlicher und viel schwieriger.
Also überspringen wir das oft.

Die Softwarebranche hat jahrelang gefragt: „Welches System brauchst du?" Das ist die falsche Frage. Die eigentliche Frage lautet: Welcher Teil der Arbeit ist mühsam und frisst Zeit?

Statische Software verliert zunehmend an Wert

Vor zehn Jahren haben Softwareanbieter damit geworben: „So funktioniert unser Tool.“ Dass du dafür deine Prozesse anpassen musst, haben sie meist verschwiegen.

Diese Art, Software zu entwickeln, verliert zunehmend an Bedeutung. Nicht weil Unternehmen wählerischer geworden sind, sondern weil KI verändert, was möglich ist. Software war bisher auf feste, vorgegebene Regeln angewiesen. KI kann dagegen zunehmend mit Kontext arbeiten, statt nur festen Regeln zu folgen. Dadurch kann sich Software natürlicher an die bestehenden Abläufe eines Unternehmens anpassen.

Das verändert die entscheidende Frage im Wettbewerb.
Früher hiess sie:
Wer hat den besten Workflow?
Zunehmend lautet die Frage nun:
Wer versteht deinen Workflow am besten?

Das ist eine grundlegend andere Art, im Wettbewerb zu bestehen, und der Grossteil der Branche hinkt da immer noch hinterher.

Fast jedes KI-Projekt fängt falsch an

Genau darüber stolpern die meisten Unternehmen. Sie entscheiden sich vorschnell für „Lasst uns KI einsetzen“, bevor sie überhaupt fragen: „Wo verlieren wir eigentlich Zeit?“

Das MIT-Forschungsprojekt NANDA hat dafür über 300 öffentliche KI-Umsetzungen analysiert. Ihre Schlussfolgerung war überraschend einfach: Die grösste Hürde war nicht die Technologie. Es war vielmehr die Unfähigkeit, Arbeitsabläufe anzupassen, Feedback zu berücksichtigen und sich über die Zeit zu verbessern. (MIT, The GenAI Divide: State of AI in Business, 2025)

Mit anderen Worten: Nicht die Tools sind der eigentliche Engpass, sondern die Reihenfolge. Unternehmen fügen KI einfach in einen Arbeitsablauf ein, der nie richtig durchdacht wurde, und wundern sich dann, warum nichts richtig funktioniert.

Technologie sollte sich der Arbeit anpassen, nicht umgekehrt.

Prozess zuerst

Selbst die beste Software übernimmt die Arbeit nicht. Sie speichert Informationen. Aber jemand muss immer noch entscheiden, was als Nächstes passiert – welche E-Mail rausgeht, was in einem Dokument stehen soll, wer einbezogen werden muss. Diese Entscheidungen liegen weiterhin bei Menschen.

Genau das macht KI so interessant.
Nicht, weil sie Software ersetzt.
Sondern weil sie zum ersten Mal aktiv an der Arbeit selbst mitwirkt.
Ironischerweise macht KI das Verständnis der Arbeit nicht weniger wichtig. Sie macht es wichtiger als je zuvor.

Deshalb denke ich heute anders über Softwareprojekte. Statt mit der Technologie oder dem Produkt anzufangen, starte ich mit der Arbeit selbst. Die muss ich erst verstehen. Was sich vereinfachen lässt, vereinfache ich. Erst dann entscheide ich, ob die passende Lösung Software, eine Integration, KI oder gar nichts ist.

Zum Start stelle ich ein paar einfache Fragen zur Bestandsaufnahme:

• Wo verliert das Team jede Woche am meisten Zeit?
• Welche Aufgaben sorgen für die meisten Frustrationen oder Fehler?
• Welche Informationen müssen am häufigsten kopiert oder wiederholt eingegeben werden?
• Wo gehen regelmässig Dinge vergessen?
• Was funktioniert derzeit gut?

Diese Fragen helfen dabei, die wirklichen Engpässe aufzudecken, sodass jede technologische Entscheidung darauf basiert, wie die Personen tatsächlich arbeiten.

Abschliessender Gedanke

Die Tools sind da. Die Technologie existiert. Was fehlt, ist nicht die Fähigkeit – es ist die Disziplin, sich zu fragen, was einfacher werden sollte, bevor man zum nächsten Kauf greift.

Die Zukunft ist nicht «AI-first». Sie ist «work-first».

Geschrieben von Fabio Mosimann — Mitgründer von Gridwork und Brixel. Ich habe genug Zeit in Softwareprojekten verbracht, um überzeugt zu sein, dass sie nicht immer mit Software beginnen sollten.

Fragst du dich, was vereinfacht werden sollte, bevor du entscheidest, was du kaufst?
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